Politiques et pratiques de gouvernance des renseignements personnels

Studio Envol · En vigueur depuis le [À COMPLÉTER : date d’entrée en vigueur] · Dernière mise à jour : 28 octobre 2026

Cette page présente, en termes simples, les règles que Studio Envol suit pour protéger les renseignements personnels, de leur collecte jusqu’à leur destruction. Nous la publions comme l’exige l’article 3.2 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Elle complète notre politique de confidentialité, qui explique quels renseignements nous recueillons, pourquoi et avec qui nous les partageons.

Notre politique de confidentialité

Studio Envol est une entreprise individuelle. Nos règles sont donc simples et proportionnées à la nature et à l’importance de nos activités, comme le prévoit la loi.

Qui est responsable

Théo Isabel, fondateur de Studio Envol, est le responsable de la protection des renseignements personnels. La loi confie cette fonction à la personne qui a la plus haute autorité dans l’entreprise : chez Studio Envol, c’est lui. Il veille au respect de la loi et à l’application de ces politiques et pratiques. Pour le joindre :

• Courriel : studioenvol7@gmail.com
• Téléphone : 581-231-5444
• Adresse postale : 2 Rue du Cosmos, Fermont (Québec) G0G 1J0

Rôles et responsabilités, de la collecte à la destruction

Théo Isabel est la seule personne qui a accès aux renseignements personnels chez Studio Envol. Il assume donc toutes les responsabilités, à chaque étape de leur cycle de vie :

• Collecte : recueillir seulement les renseignements nécessaires et informer les personnes au moment de la collecte, notamment par notre politique de confidentialité.
• Utilisation : utiliser les renseignements seulement aux fins indiquées dans notre politique de confidentialité, sauf si la personne y consent ou si la loi l’exige.
• Accès et sécurité : protéger les renseignements par des mesures de sécurité raisonnables et ne permettre à personne d’autre chez Studio Envol d’y accéder.
• Communication : communiquer les renseignements seulement aux fournisseurs nommés dans notre politique de confidentialité, pour les fins qui y sont décrites, sauf si la personne y consent ou si la loi l’exige.
• Conservation et destruction : appliquer les durées de conservation décrites plus bas, puis détruire les renseignements.
• Demandes et plaintes : traiter les demandes d’accès, de rectification, de retrait du consentement et de portabilité, ainsi que les plaintes.
• Incidents : évaluer tout incident de confidentialité, prendre les mesures nécessaires et faire les avis exigés par la loi.
• Fournisseurs et nouveaux projets : faire les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée exigées par la loi (voir plus bas).

Si une autre personne devait un jour avoir accès aux renseignements (par exemple un employé ou un sous-traitant), nous mettrons cette page à jour pour décrire son rôle et ses responsabilités.

Conservation et destruction

Voici combien de temps nous gardons les renseignements personnels :

• Demandes de personnes qui ne deviennent pas clientes (formulaire, courriel, appel, texto ou Messenger) : 6 mois après notre dernier échange, puis destruction.
• Renseignements de nos clients : pendant toute la durée du contrat, puis 6 ans après la fin du contrat, puis destruction.

Si une loi exige de garder certains documents plus longtemps, cette durée s’applique. Par exemple, les lois fiscales du Québec et du Canada exigent en général de conserver les registres et pièces justificatives d’une entreprise (comme les contrats, les factures et les courriels liés aux transactions) pendant 6 ans après la fin de la dernière année à laquelle ils se rapportent.

À la fin de la durée de conservation, nous nous engageons à détruire les renseignements partout où nous les conservons : courriels dans Gmail (y compris la corbeille), envois dans le tableau de bord de Web3Forms, textos et historique des appels de notre téléphone, conversations Messenger de notre page Facebook et tout autre document. Nous nous engageons à le faire de façon sécuritaire et adaptée au support : suppression définitive des fichiers numériques et, le cas échéant, déchiquetage des documents papier.

Des copies peuvent toutefois rester chez nos fournisseurs, selon leurs propres règles, par exemple les copies de sauvegarde de Google ou les données que gardent Meta et TELUS. Notre politique de confidentialité décrit ce que nous savons de leurs durées de conservation.

Pour y arriver, nous nous engageons à tenir à jour la liste des endroits où nous conservons des renseignements personnels, y compris chez nos fournisseurs.

Fournisseurs, communication hors du Québec et nouveaux projets

Nous faisons appel à des fournisseurs pour faire fonctionner notre site, notre formulaire et nos moyens de communication. Notre politique de confidentialité les nomme. Plusieurs sont situés ou traitent des renseignements à l’extérieur du Québec.

Avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec, ou de confier à un fournisseur hors du Québec la tâche de les recueillir, de les utiliser, de les communiquer ou de les conserver pour nous, nous nous engageons à faire une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée. Cette évaluation tient compte de la sensibilité des renseignements, de la raison de leur utilisation, des mesures de protection, y compris contractuelles, et du régime juridique de l’endroit où ils seraient communiqués.

Nous nous engageons à communiquer des renseignements hors du Québec seulement si cette évaluation montre qu’ils bénéficieraient d’une protection adéquate, et à encadrer cette communication par une entente écrite, comme l’exige la loi.

Avant d’adopter un nouvel outil ou un nouveau service qui touche des renseignements personnels, ou d’en changer, nous nous engageons aussi à en évaluer les facteurs relatifs à la vie privée, de façon proportionnée, et à mettre à jour notre politique de confidentialité.

Sécurité

Nous prenons des mesures de sécurité raisonnables, adaptées à la sensibilité des renseignements, à la raison de leur utilisation, à leur quantité, à leur répartition et à leur support. Notre politique de confidentialité décrit les principales mesures en place.

Incidents de confidentialité

Un incident de confidentialité, c’est l’accès, l’utilisation ou la communication d’un renseignement personnel sans que la loi l’autorise, ou la perte de ce renseignement ou toute autre atteinte à sa protection.

Si nous avons des motifs de croire qu’un incident s’est produit, Théo Isabel prendra des mesures raisonnables pour diminuer les risques de préjudice et éviter qu’un incident semblable se reproduise. Pour évaluer le risque, il tiendra compte notamment de la sensibilité des renseignements, des conséquences possibles de leur utilisation et de la probabilité qu’ils soient utilisés à des fins préjudiciables.

Si l’incident présente un risque de préjudice sérieux, nous aviserons avec diligence la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées.

Nous nous engageons à inscrire chaque incident dans un registre, même s’il ne présente pas de risque de préjudice sérieux, et à garder ces inscriptions au moins 5 ans après avoir pris connaissance de l’incident. Sur demande de la Commission, nous lui transmettrons une copie de ce registre.

Ces obligations restent les nôtres même lorsque les renseignements sont conservés chez un fournisseur, comme Google ou Web3Forms.

Traitement des plaintes

Toute personne peut porter plainte au sujet de la façon dont Studio Envol protège ses renseignements personnels. Voici comment nous traitons les plaintes :

• Vous écrivez à notre responsable, Théo Isabel, à studioenvol7@gmail.com ou à notre adresse postale. Décrivez votre préoccupation et indiquez comment vous répondre.
• Théo Isabel examine votre plainte et vous répond par écrit dans un délai de 30 jours suivant sa réception.
• Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez porter plainte à la Commission d’accès à l’information du Québec (CAI), par écrit, avec son formulaire en ligne : formulaire.cai.gouv.qc.ca. Vous pouvez aussi porter plainte directement à la CAI au sujet de nos pratiques, même de façon anonyme.

Ce délai de 30 jours est un engagement de Studio Envol. Il ne faut pas le confondre avec le délai légal de 30 jours qui s’applique aux demandes d’accès et de rectification, décrit dans notre politique de confidentialité.

Nous nous engageons à tenir compte des plaintes reçues pour améliorer nos pratiques.

Demandes d’accès et autres droits

Théo Isabel traite aussi les demandes pour exercer vos droits : accès, rectification, retrait du consentement et portabilité. Il répond par écrit aux demandes d’accès et de rectification au plus tard 30 jours après les avoir reçues, comme l’exige la loi. Notre politique de confidentialité explique comment faire une demande.

Approbation et mise à jour

Ces politiques et pratiques sont approuvées par Théo Isabel, responsable de la protection des renseignements personnels, comme l’exige la loi.

Nous nous engageons à les revoir lorsque nos activités, nos fournisseurs ou la loi changent, et à mettre cette page à jour. La date de la dernière mise à jour figure en haut de la page.